Zákon o ochraně oznamovatelů nabyl účinnosti 1. srpna 2023 a uložil vybraným subjektům povinnost zavést tzv. vnitřní oznamovací systém. Pro zaměstnavatele s 50 až 249 zaměstnanci byla lhůta pro zavedení systému prodloužena do 15. prosince 2023. Jelikož se tato lhůta blíží, shrnujeme níže základní informace, povinnosti, které pro zaměstnavatele ze zákona vyplývají, a možnosti, jak se s nimi vypořádat.

Oznamování protiprávní činnosti

Zákon ukládá povinnost zprovoznit tzv. vnitřní oznamovací systém a zaručuje oznamovatelům, kteří jej budou chtít využít, ochranu před odvetnými opatřeními, kterým by mohli být na základě svého oznámení vystaveni. Předmětem oznámení mohou být možná protiprávní jednání (dále specifikovaná zákonem) k nimž došlo nebo má dojít u povinného subjektu. Oznamovatelé budou typicky zaměstnanci, ale může jít i o jiné osoby, které pro povinný subjekt vykonávají práci nebo jinou obdobnou činnost, např. brigádníci, stážisté, dobrovolníci, ale i dodavatelé. Zaměstnavatel má přitom možnost vyloučit přijímání oznámení od některých těchto osob (nikoli však zaměstnanců, stážistů či dobrovolníků). Odvetnými opatřeními se pak rozumí jakékoli opatření způsobilé přivodit oznamovateli újmu, např. výpověď z pracovního poměru, snížení mzdy nebo variabilní složky odměny, odvolání z vedoucí pozice, ukončení smlouvy apod.

Oznámení je možné podat ústně nebo písemně (e-mailem, dopisem), na požádání oznamovatele rovněž osobně. Pokud bude oznámení učiněno osobně nebo telefonicky, musí o něm být vyhotoven záznam. Ode dne přijetí oznámení začínají příslušné osobě (viz dále) běžet lhůty pro vyrozumění oznamovatele o jeho přijetí (do 7 dní) a o výsledcích posouzení jeho důvodnosti (do 30 dní).

Příslušná osoba

Podstatou systému je zajištění bezpečného kanálu pro oznámení a ochranu identity oznamovatele, je tedy třeba zvolit vhodnou osobu nebo osoby, které budou mít na starost přijímání oznámení a následnou komunikaci s oznamovatelem. Zákon tuto osobu označuje jako „příslušnou osobu“.  Příslušná osoba musí být mimo jiné bezúhonná, což osvědčuje výpisem z Rejstříku trestů (nebo obdobným výpisem jiného státu v případě, že příslušná osoba není občanem České republiky).

Příslušných osob může být i více, což bychom doporučovali. Pokud by příslušná osoba byla pouze jedna, mohlo by dojít k výpadku možnosti podat oznámení, pokud by tato osoba nebyla dlouhodoběji dostupná. Navíc k přijatému oznámení může mít přístup jen příslušná osoba, na což je třeba myslet, pokud jsou v době nepřítomnosti zaměstnance e-mailové schránky automaticky přesměrovávány nebo pokud mají do e-mailové schránky přístup i jiní zaměstnanci – takový způsob řešení nepůjde jednoduše použít, pokud je zaměstnanec příslušnou osobou. Těmto komplikacím je možné předejít např. zavedením samostatné e-mailové schránky určené jen pro tento účel a přístupné pouze příslušným osobám.

Výběr příslušné osoby je opravdu důležitý, protože právě tato osoba bude přijímat oznámení, posuzovat jeho důvodnost, navrhovat povinnému subjektu (zaměstnavateli) opatření k nápravě, zajišťovat veškerou další komunikaci s oznamovatelem, zajistit dodržování stanovených lhůt a zachování mlčenlivosti o všech skutečnostech, které se v souvislosti s touto svou rolí dozví.

Informační povinnost

Jednou z povinností zaměstnavatelů je také uveřejnění následujících informací způsobem umožňujícím dálkový přístup:

  • o způsobech oznamování
  • o příslušné osobě/osobách včetně kontaktních údajů
  • zda vylučuje příjímání oznámení od osob, u nichž tak může učinit.

Outsourcing a vztah k celoskupinovým oznamovacím systémům

Zaměstnavatelé nemusí vnitřní oznamovací systém spravovat nutně sami, zákon dává možnost pověřit jeho vedením jinou osobu (fyzickou nebo právnickou). Tato osoba pak může mít na starost zavedení a provoz vnitřního oznamovacího systému a může rovněž plnit roli příslušné osoby, která bude přijímat oznámení.

Povinné subjekty s nejvýše 249 zaměstnanci mohou navíc vnitřní oznamovací systém sdílet nebo využít vnitřní oznamovací systém zavedený jiným subjektem za předpokladu, že budou i tak splněny zákonné požadavky.

V této souvislosti poukazuje mnoho zaměstnavatelů na existenci skupinového systému, který jim již řadu let funguje. I přes propracovanost a dobré fungování těchto systémů však nemusí splňovat požadavky našeho zákona. Podle našeho názoru nejefektivnějším řešením může často být zavedení paralelního lokálního oznamovacího systému v souladu se zákonem o ochraně oznamovatelů s určením odpovídající příslušné osoby s čistým trestním rejstříkem a zajištěním dodržení zákonného postupu pro zpracování oznámení a stanovených lhůt. Bude pak čistě na oznamovateli, který z dostupných kanálů pro své oznámení zvolí, zda bude preferovat lokální systém, kde mu zákon garantuje předepsanou ochranu a dodržení lhůt, nebo skupinový systém, jehož úspěšné fungování už možná zažil v praxi, nebo možná bude více věřit mezinárodnímu vyšetřovacímu týmu.

Kromě vnitřního oznamovacího systému mohou oznamovatelé využít rovněž externí oznamovací systém Ministerstva spravedlnosti. Ve specifických případech a za stanovených podmínek umožňuje zákon oznámit protiprávní jednání rovněž uveřejněním, např. prostřednictvím sociálních sítí či v médiích.

Pokuty

Zavedení vnitřního oznamovacího systému by zaměstnavatelé rozhodně neměli podcenit. Za porušení povinností totiž hrozí pokuty až do výše 1 000 000 Kč.

……………………………………..

Pokud budete mít k výše uvedeným informacím jakékoli dotazy nebo budete mít zájem o pomoc se zavedením zákona do praxe (implementace vnitřního oznamovacího systému, revize souvisejících dokumentů atd.), neváhejte se obrátit na autory tohoto článku – Dana Provázková a Michal Zahradník.

Tento dokument je jen obecným sdělením a není právní radou v konkrétní záležitosti.