Pravděpodobně i Vy patříte mezi zaměstnavatele, kteří v důsledku náhlého nástupu epidemie koronaviru zavedli ze dne na den pro většinu zaměstnanců možnost pracovat z domova na tzv. home office. Do té doby jste home office možná nepovolovali vůbec nebo pouze v omezených případech, například i jako jistou formu benefitu pro zaměstnance. I v případě home office je třeba dbát na dodržování zákoníku práce, jakož i předpisů o ochraně bezpečnosti a zdraví při práci, a často se zde chybuje.

Dohoda o výkonu práce z domova

Jelikož je místo výkonu práce jednou z podstatných náležitostí pracovní smlouvy, nelze práci z domova zaměstnanci jednostranně nařídit. Neobsahuje-li dohodu o výkonu práce z domova pracovní smlouva, měli byste takovou dohodu uzavřít se zaměstnancem jako samostatný dokument, popř. dodatek k pracovní smlouvě, ve kterém zároveň můžete ošetřit i další rizikové oblasti spojené s výkonem práce z domova, jako například rozsah výkonu práce, pracovní dobu a její evidenci, náhradu nákladů zaměstnance spojených s výkonem práce z domova (energie, internet apod.) nebo způsob užívání prostředků poskytnutých zaměstnavatelem.

I v době epidemie koronaviru platila ustanovení zákoníku práce o doručování, a proto nelze takovou dohodu platně sjednat pouze přes e-mail – souhlas zaměstnance s výkonem práce z domova zaslaný prostým e-mailem není dostatečný. V případě, že jste takto v době epidemie koronaviru postupovali, doporučujeme tento stav co nejdřív napravit a sjednat se zaměstnanci, kteří pokračují ve výkonu práce z domova, byť na nepravidelné bázi, platné dohody o výkonu práce z domova.

I když samotný výkon práce z domova nelze zaměstnanci nařídit jednostranně, podrobnější pravidla pro výkon práce z domova lze upravit i formou vnitřního předpisu, na který mohou jednotlivé dohody o výkonu práce z domova odkazovat. Výhodou interního předpisu je, že jej lze pak ze strany zaměstnavatele jednostranně měnit, bez nutnosti upravovat jednotlivé dohody se zaměstnanci.

BOZP a PO

Obecná povinnost zaměstnavatele zajišťovat bezpečnost a ochranu zdraví zaměstnanců při práci se vztahuje i na zaměstnance pracující na home office. I tady platí, že náklady spojené se zajišťováním bezpečnosti a ochrany zdraví při práci je povinen hradit zaměstnavatel a tyto náklady nesmějí být přenášeny přímo ani nepřímo na zaměstnance. Zaměstnavatel by měl zaměstnanci poskytnout s ohledem na druh práce vykonávaný z domova bezpečné pracovní prostředky, poskytovat mu pravidelně školení v oblasti BOZP i PO orientované na domácí prostředí a ideálně se i přesvědčit, že domácí prostředí zaměstnance splňuje požadavky na BOZP a PO dle zákona a interních předpisů zaměstnavatele (samozřejmě pouze se souhlasem zaměstnance). Ideálně by měl zaměstnavatel zajistit na domácím pracovišti zaměstnance příslušné revize a kontroly technických zařízení, se kterými zaměstnanec pracuje nebo přichází do styku na pracovišti, např. elektrické instalace (rozvody, zásuvky) a elektrické spotřebiče (PC, tiskárna, rychlovarná konvice). Ačkoli tyto revize a kontroly většinou zaměstnavatelé nezajišťují, v případě pracovního úrazu toto opomenutí může být výrazným problémem.

Kontrola zaměstnance

Kontrola zaměstnance pracujícího na home office bývá problematickou oblastí. I v tomto případě je potřeba dodržovat příslušná ustanovení zákoníku práce ohledně kontroly zaměstnanců ze strany zaměstnavatele, jako i další předpisy o ochraně soukromí a osobních údajů. Dle zákoníku práce je zaměstnavatel oprávněn přiměřenými způsoby kontrolovat, zda zaměstnanci bez souhlasu zaměstnavatele neužívají pro svou osobní potřebu výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele včetně výpočetní techniky nebo jeho telekomunikační zařízení. Sledování zaměstnance na pracovišti (včetně domácího prostředí) je však možné, pouze pokud je u zaměstnavatele dán závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze jeho činnosti. Každá kontrola musí být přiměřená a zaměstnance je vždy potřeba předem informovat o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění. Před zavedením každého kontrolního mechanizmu je tak potřeba zvážit mnoho aspektů a vždy upřednostnit kontrolní mechanizmy, které v co nejmenší možné míře zasahují do soukromí zaměstnance, například na PC zaměstnavatele zablokovat programy a aplikace i jednotlivé webové stránky a sociální sítě, které nejsou potřeba k výkonu práce, bez sledování konkrétních online aktivit zaměstnance apod.

Přesčasy

Co se týče evidence pracovní doby, zejména přesčasů, které event. uvádí zaměstnanec při výkonu home office, je třeba ze strany zaměstnavatele tuto evidenci pečlivě kontrolovat a event. bezodkladně revidovat. V opačném případě totiž hrozí riziko, že zaměstnanec bude nárokovat dle jeho názoru neproplacené přesčasy, a to až tři roky zpětně.

V případě home office totiž právo na náhradu za přesčasy předem vyloučit nelze a § 317 zákoníku práce se zde mnohdy neuplatní, protože toto ustanovení upravuje výjimky pouze pro zaměstnance, kteří sice nepracují na pracovišti zaměstnavatele, ale plní dohodnuté úkoly v pracovní době, kterou si sami rozvrhují. U klasického home office pracovní dobu zaměstnance ve valné většině případů rozvrhuje zaměstnavatel. Záleží tedy na zaměstnavateli, zda zvolí pevné rozvržení pracovní doby anebo nějakou flexibilnější variantu, např. pružné rozvržení pracovní doby obsahující úseky základní a volitelné pracovní doby.

Ochrana dat

Zaměstnanci by měli být pravidelně školeni i v oblasti ochrany dat a osobních údajů se zaměřením na home office. V této oblasti by měli být například zavázáni používat pro výkon práce z domova pouze zabezpečené připojení VPN, na pracovní PC nestahovat soubory z neznámých úložišť a serverů a pro sdílení dokumentů s kolegy používat pouze uložiště nebo cloudová řešení schválená zaměstnavatelem. Doporučujeme také ve vnitřním předpisu upravit pravidla ohledně nakládání s pracovními dokumenty v papírové podobě, kde je potřeba zejména myslet na omezení jejich stěhování z pracovního do domácího prostředí a stanovení pravidel pro jejich tištění, skladování a likvidaci mimo prostory zaměstnavatele. V této souvislosti upozorňujeme, že ztráta dokumentů, jež obsahují osobní údaje, nebo jejich sdílení přes nezabezpečené uložiště, můžou splňovat znaky bezpečnostního incidentu, který bude v souladu s GDPR zaměstnavatel jakožto správce osobních údajů povinen do 72 hodin ohlásit Úřadu pro ochranu osobních údajů spolu s navrženými nebo již přijatými nápravnými opatřeními.

Výše uvedené jsou pouze vybrané rizikové oblasti ve vztahu k home officu. Rádi Vám samozřejmě poradíme i s jinými praktickými problémy v této oblasti. V případě Vašeho zájmu pro Vás rádi připravíme nové nebo zrevidujeme stávající dohody o výkonu práce z domova, dodatky k pracovním smlouvám nebo vnitřní předpisy nebo pro Vás připravíme školení pro zaměstnance v oblasti BOZP, PO a ochrany dat zaměřené na výkon práce z domova.

Máte-li zájem o bližší informace, neváhejte se obrátit na naše odborníky pro oblast HR a ochrany osobních údajů – Jiřího Gorčíka a Michala Zahradníka, nebo na Vaši kontaktní osobu v naší kanceláři.

Tento dokument je pouze obecným sdělením a není právní radou v konkrétní záležitosti.