Po poměrně živých diskuzích a velkém množství pozměňovacích návrhů se konečně můžeme těšit na dlouho očekávanou novelu zákoníku práce, jejímž cílem je transpozice směrnic EU o transparentních a předvídatelných pracovních podmínkách a o rovnováze mezi pracovním a soukromým životem rodičů a pečujících osob.

Poslanecká sněmovna hlasovala v úterý o pozměňovacích návrzích Senátu, který mj. navrhoval odložení účinnosti novely na 1. 1. 2024. Sněmovna však setrvala na původním návrhu, na přijaté změny tedy bude potřeba reagovat co nejdříve. Novela nyní čeká na podpis prezidenta a následně na vyhlášení ve Sbírce zákonů.

Novela jako celek nabude účinnosti prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po dni jeho vyhlášení, s největší pravděpodobností to bude tedy již 1. října 2023. Účinnost některých změn je však posunuta až na 1. ledna 2024 (např. nárok na dovolenou u DPP a DPČ).

Nová úprava se týká především home office a dalších flexibilních forem práce, zlepšení postavení zaměstnanců pracujících na DPP/DPČ, zjednodušení doručování v pracovněprávních vztazích a rozšíření informační povinnosti zaměstnavatele. Podrobnější přehled nové úpravy v těchto oblastech uvádíme níže.

Nové povinnosti by zaměstnavatelé určitě neměli podcenit, za jejich nedodržení hrozí statisícové pokuty.

V průběhu schvalovacího procesu došlo oproti původnímu návrhu k několika změnám, především:

  • Pro dohodu o práci na dálku nejsou stanoveny přesné obsahové náležitosti
  • Se zaměstnancem lze předem písemně sjednat, že náhrada nákladů při práci na home office nenáleží
  • Paušální náhrada při home office zahrnuje náhradu veškerých nákladů (nikoli pouze energie a další vyjmenované)
  • Zaměstnavatel je povinen písemně zdůvodnit nevyhovění žádosti o home office u zaměstnance pečujícího o dítě mladší 9 let (původní návrh počítal s věkem dítěte do 15 let)
  • Byla nově přidána povinnost zaměstnavatele písemně zdůvodnit nevyhovění žádosti o kratší pracovní dobu, žádá-li těhotná zaměstnankyně, zaměstnanec pečující o dítě mladší 15 let nebo jinou osobu závislou na pomoci (původní návrh ponechával stávající znění, kdy je zaměstnavatel povinen žádosti vyhovět, nebrání-li tomu vážné provozní důvody, avšak bez povinnost písemného odůvodnění v případě nevyhovění žádosti).
  • Povinnost seznámit zaměstnance pracující na DPP/DPĆ s písemným rozvrhem pracovní doby nejpozději 3 dny předem (původní návrh počítal s týdenním předstihem), nedohodnou-li se jinak

S ohledem na nově stanovené povinnosti doporučujeme zaměstnavatelům zaměřit se nejprve na kontrolu nastavení home office a prověření, že u všech zaměstnanců pracujících z domova existují písemné dohody.

Home office a flexibilní formy práce

Nařídit práci na dálku jednostranně může zaměstnavatel jen výjimečně a pouze v zákonem stanovených případech. V ostatních případech je výkon práce na dálku po novele možný jen na základě písemné dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Oproti původnímu návrhu již v zákoně nejsou stanoveny povinné obsahové náležitosti dohody. Dohoda o výkonu práce na dálku pak může být ukončena dohodou zaměstnavatele a zaměstnance nebo výpovědí s 15denní výpovědní dobou, nedohodnou-li se strany na jiné délce výpovědní doby.

Pokud má aktuálně zaměstnavatel zaměstnance pracující z domova bez písemné dohody, je třeba, aby tato dohoda byla dodatečně uzavřena, a to nejpozději do jednoho měsíce od účinnosti novely, tedy nejpozději do 1. listopadu 2023.

Pokud jde o náhrady nákladů zaměstnance na home office, je nadále možné hradit zaměstnanci skutečné náklady, které zaměstnavateli prokáže, případně je nově možné hradit náklady paušální částkou, pokud si to strany sjednají nebo pokud to vyplývá z vnitřního předpisu zaměstnavatele. Výše „zákonné“ paušální náhrady je stanovena vyhláškou MPSV. Zaměstnavatel v soukromém sektoru může poskytnout vyšší částku paušální náhrady. Pro zaměstnance však předmětem daně nebude pouze částka do výše zákonného paušálu, případný rozdíl tedy bude představovat zdanitelný příjem zaměstnance. Vzhledem k tomu, že paušální náhrada je stanovena jako hodinová, je třeba mít přesnou evidenci doby strávené zaměstnancem na home office, a to jako podklad pro mzdovou agendu a k prokázání nezdanění náhrady nebo její části.

Pokud jde o žádost o home office, má zaměstnavatel povinnost písemně zdůvodnit nevyhovění žádosti, žádá-li těhotná zaměstnankyně, zaměstnanec pečující o dítě mladší 9 let nebo jinou osobu závislou na pomoci.

V případě žádosti o kratší pracovní dobu, má zaměstnavatel nově povinnost písemně zdůvodnit nevyhovění žádosti, žádá-li těhotná zaměstnankyně, zaměstnanec pečující o dítě mladší 15 let nebo jinou osobu závislou na pomoci.

DPP/DPČ

Cílem novely v oblasti DPP a DPČ bylo především posílit postavení těchto zaměstnanců a dopřát jim více jistoty. Zaměstnance pracující na DPP/DPČ bude třeba nově seznámit s písemným rozvrhem pracovní doby nejpozději 3 dny předem,, nedohodnou-li se se zaměstnavatelem jinak, budou mít nárok na dovolenou, všechny překážky v práci, zákonné příplatky ke mzdě (za práci ve svátek, o víkendu apod.), za určitých okolností právo žádat o přechod na pracovní poměr nebo žádat písemné odůvodnění výpovědi.

Pro účely nároku na dovolenou se bude vycházet z fikce, že délka týdenní pracovní doby zaměstnance činí 20 hodin. Stejně jako u pracovního poměru bude minimální výměra dovolené u zaměstnance na DPP/DPČ 4 týdny v kalendářním roce. Změna v nároku na dovolenou u DPP/DPČ nabývá účinnosti 1. ledna 2024.

Pokud zaměstnanec pracující na DPP/DPČ odpracuje u zaměstnavatele nejméně 180 dní v předchozích 12 měsících, může zaměstnavatele písemně požádat o zaměstnání v pracovním poměru. Zaměstnavatel je pak povinen poskytnout zaměstnanci nejpozději do 1 měsíce písemnou odůvodněnou odpověď.

V určitých případech může zaměstnanec rovněž požadovat písemné odůvodnění výpovědi, a to především pokud se domnívá, že výpověď dostal kvůli tomu, že se domáhal svých zákonných práv.

Zaměstnavatelé by se v tomto směru měli zamyslet nad tím, jestli bude třeba nějak aktualizovat stávající DPP/DPČ, jestli a jaké změny bude třeba udělat ve mzdovém systému ve vztahu k těmto zaměstnancům apod.

Zjednodušení doručování písemností do vlastních rukou a uzavírání smluv

Jednou z novinek je možnost uzavření některých smluv a dohod prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Takto bude možné uzavřít pracovní smlouvu, DPP, DPČ, jejich změny a dohody o rozvázání pracovního poměru či skončení DPP/DPČ. Smlouva či dohoda musí být zaslána na elektronickou adresu zaměstnance, která není v dispozici zaměstnavatele (tj. nikoli pracovní e-mail) a kterou zaměstnanec zaměstnavateli pro tento účel písemně sdělil. Při dodržení těchto podmínek pak postačí, když bude dokument podepsán tzv. prostým elektronickým podpisem (sken podpisu, potvrzení e-mailem). Od takto uzavřené smlouvy či dohody bude moci zaměstnanec písemně odstoupit, nejpozději však do 7 dní ode dne dodání na jeho elektronickou adresu a pouze pokud již nebylo započato s prací.

Do vlastních rukou tak bude nadále třeba doručovat pouze dokumenty týkající se skončení pracovního poměru, DPP nebo DPČ (kromě dohody o ukončení), odvolání z pracovního místa vedoucího zaměstnance nebo vzdání se tohoto místa a platební nebo mzdový výměr.

Doručení do vlastních rukou bude možné učinit rovněž elektronicky, a to za předpokladu, že s tímto způsobem doručení vyslovil zaměstnanec písemný souhlas a poskytl k tomu účelu elektronickou adresu (opět není možné, aby šlo o adresu v dispozici zaměstnavatele). Písemnost musí být podepsána uznávaným elektronickým podpisem zaměstnavatele a je doručena dnem, kdy zaměstnanec potvrdí převzetí (oproti dosavadní úpravě již není třeba potvrzení uznávaným elektronickým podpisem zaměstnance!) nebo uplynutím 15 dní.

Zjednodušení se týká i doručení do datové schránky zaměstnance, kdy již k tomuto způsobu doručení není třeba žádného dalšího souhlasu zaměstnance. Takto zaslaná písemnost se stává doručenou dnem přihlášení zaměstnance do datové schránky nebo uplynutím 10 dní.

Jen pro úplnost dodáváme, že i nadále je možné doručovat zaměstnanci osobně na pracovišti (případně kdekoli, kde bude zastižen) a pokud nelze doručit na pracovišti, je možné doručení písemnosti prostřednictvím provozovatele poštovních služeb.

Informační povinnost

Novelou došlo k rozšíření informační povinnosti zaměstnavatele ohledně obsahu pracovního poměru a ke zkrácení lhůty ke splnění této informační povinnost z 1 měsíce na 7 dní od vzniku pracovního poměru.

Pokud nejsou tyto informace obsaženy v samotné pracovní smlouvě, je třeba zaměstnanci nově poskytnout informace také o době trvání a podmínkách zkušební doby, podrobnější informace o postupu při rozvazování pracovního poměru, o poskytovaném odborném rozvoji, podrobnější informace ohledně pracovní doby a dobách odpočinku a údaj o orgánu sociálního zabezpečení, kterému zaměstnavatel odvádí pojistné za zaměstnance. Obdobnou informační povinnost má zaměstnavatel rovněž ve vztahu k zaměstnancům pracujícím na DPP/DPČ. Další speciální informační povinnost má pak vůči zaměstnancům vysílaným na území jiného státu.

Některé z informačních povinností je možné splnit též odkazem na příslušný právní předpis, kolektivní smlouvu nebo vnitřní předpis a za určitých podmínek je možné poskytnout informace také v elektronické podobě. Předání informace zaměstnanci musí být zaměstnavatel schopen prokázat.

 

Pokud budete mít k novele jakékoli dotazy nebo budete mít zájem o pomoc s implementací nově požadovaných povinností (např. příprava dohody o výkonu práce z domova, revize a aktualizace DPP/DPČ, příprava interní směrnice upravující home office nebo dokumentace pokrývající nově požadované informační povinnosti apod.), neváhejte se obrátit na autory tohoto článku Michala Zahradníka a Danu Provázkovou nebo na svou kontaktní osobu v naší kanceláři.

Tento dokument je jen obecným sdělením a není právní radou v konkrétní záležitosti.